Nel Comune di Calcinate hanno aggiornato il Portale Comunale secondo le linee guida AGID, digitalizzato i servizi per i cittadini tramite: Servizi Online e URP Online.

Di seguito la testimonianza di Micaela Cairo, responsabile del progetto:

“L’assistenza è stata puntuale e ogni segnalazione è stata presa in carico velocemente. Lo scambio di file Excel per il caricamento dei dati è stato gestito con semplicità, senza criticità. Anche l’implementazione è stata chiara e ben strutturata. Il progetto ha portato un reale miglioramento nella gestione delle istanze e nella comunicazione con i cittadini.”

Il caso del Comune di Calcinate evidenzia in modo chiaro come la digitalizzazione dei servizi pubblici rappresenti un’opportunità concreta per migliorare la qualità dei servizi offerti ai cittadini.

Attraverso un processo di trasformazione digitale ben pianificato e supportato da un costante lavoro di squadra tra l’Amministrazione Comunale e il team di progetto, è stato possibile superare le criticità dei sistemi tradizionali, semplificando le procedure e rendendo i servizi più accessibili, trasparenti e tempestivi.

Il sostegno economico fornito dai fondi del PNRR ha rappresentato un elemento fondamentale per realizzare questa innovazione, che ha portato Calcinate a porsi oggi come un modello virtuoso di Pubblica Amministrazione digitale, capace di rispondere efficacemente alle esigenze dei cittadini e di affrontare con successo le sfide della modernità.

Il punto di partenza

Prima dell’avvento della digitalizzazione e dell’adozione delle linee guida AgID, molti siti web dei Comuni fra cui Calcinate, presentavano caratteristiche che limitavano l’efficacia e l’accessibilità dei servizi offerti ai cittadini.
In generale, questi siti risultavano:

• Obsoleti e poco aggiornati: le pagine erano spesso statiche, con contenuti che venivano aggiornati con difficoltà e in modo poco frequente, limitando la tempestività delle informazioni;
• Difficili da navigare: la struttura spesso complessa e poco intuitiva rendeva problematico per gli utenti trovare velocemente le informazioni o i moduli di cui avevano bisogno;
• Non pienamente accessibili: molti siti non rispettavano i requisiti di accessibilità per persone con disabilità, rendendo difficile l’uso ad una parte significativa della popolazione;
• Gestione manuale dei servizi: le richieste e le pratiche amministrative erano spesso scaricabili solo in formato PDF da stampare, e solo compilabili a mano per poi essere consegnate fisicamente in Comune, con la necessità di far coincidere il tempo del cittadino con l’apertura degli uffici preposti senza possibilità di invio online;
• Assenza di sistemi integrati: mancavano strumenti digitali per la protocollazione automatica, la gestione delle segnalazioni, la prenotazione di appuntamenti e l’interazione diretta tra cittadini e uffici tramite canali unificati;
• Scarsa trasparenza e tracciabilità: la gestione cartacea e manuale delle pratiche rendeva difficoltoso il monitoraggio dello stato delle richieste e riduceva la trasparenza nei confronti dei cittadini.

Questa situazione comportava un elevato carico di lavoro amministrativo per gli uffici comunali, rallentava i tempi di risposta e limitava l’efficienza complessiva della Pubblica Amministrazione, penalizzando l’esperienza degli utenti.

Il progetto di digitalizzazione: una collaborazione efficace

Con l’introduzione delle linee guida AgID e la spinta verso la digitalizzazione, i siti web dei Comuni si sono trasformati profondamente, diventando strumenti moderni, accessibili e funzionali per la relazione con i cittadini.

Il Comune di Calcinate ha deciso di cogliere l’opportunità offerta dai fondi del PNRR per avviare un processo di digitalizzazione, affidando alla nostra azienda l’intero progetto: dalla progettazione del nuovo sito istituzionale alla completa trasformazione dei canali digitali di interazione con i cittadini.

È nata quindi un’intensa necessaria collaborazione fra il personale comunale ed il nostro team di tecnici digitali concentrata e sviluppata alla preparazione dei seguenti passaggi:

1. raccolta dei dati da tutti gli uffici, sia in presenza sia tramite videochiamate;
2. la digitalizzazione della modulistica affinata su suggerimento del personale e allineata alla normativa di riferimento;
3. l’implementazione di un sistema per la protocollazione automatica delle istanze;
4. l’attivazione di strumenti online per la gestione di segnalazioni, appuntamenti e richieste di assistenza.

Oggi le principali caratteristiche del nuovo sito sono:

• Aggiornamenti rapidi e continui: i contenuti vengono gestiti con sistemi intuitivi e veloci, permettendo una comunicazione tempestiva e sempre aggiornata delle notizie, bandi e documenti;
• Navigazione semplice e intuitiva: l’architettura del sito e relative pagine è stata ripensata per garantire facilità di accesso alle informazioni, con menu chiari, motori di ricerca efficaci e percorsi guidati per i servizi più richiesti;
• Accessibilità universale: i siti rispettano i requisiti di accessibilità, permettendo a persone con disabilità di utilizzare agevolmente i servizi online, grazie a funzionalità come la lettura automatica, contrasti regolabili e navigazione da tastiera;
• Digitalizzazione completa delle pratiche: moduli e istanze sono disponibili online e possono essere compilati e inviati direttamente dal sito, senza necessità di stampa o consegna fisica, riducendo tempi e costi;
• Integrazione di sistemi e servizi: la protocollazione automatica, la gestione digitale delle segnalazioni, la prenotazione online degli appuntamenti e l’assistenza digitale sono strumenti integrati che migliorano l’efficienza e la qualità del servizio;
• Trasparenza e tracciabilità: i cittadini possono monitorare in tempo reale lo stato delle proprie richieste, ricevere notifiche automatiche e accedere a informazioni chiare sui tempi e sulle procedure;
• Esperienza utente migliorata: l’interfaccia è progettata per essere fruibile da dispositivi diversi, come smartphone e tablet, garantendo accesso ai servizi ovunque e in qualsiasi momento 24 ore su 24.

Grazie a queste innovazioni, il Comune di Calcinate è riuscito a ridurre il carico di lavoro amministrativo, potendo cosi migliorare la qualità del servizio e favorire una relazione più diretta e trasparente con i cittadini, contribuendo a modernizzare la Pubblica Amministrazione e a rendere più efficiente la gestione locale.

L’adozione interna: un cambiamento gestito con successo

Il personale comunale ha rapidamente acquisito familiarità con il nuovo sistema, grazie a una formazione mirata e a un coordinamento interno efficace.

Gli uffici hanno saputo fornire un valido supporto ai cittadini meno esperti di tecnologia, accompagnandoli con competenza nel percorso di digitalizzazione.

Le nuove modalità di lavoro sono state accolte positivamente, favorendo una riorganizzazione più snella e una gestione più efficiente dei processi interni di lavoro, oltre che rendere disponibile a tutto il personale, da propria postazione, l’intera documentazione che permette la continuità lavorativa senza interruzione fra i vari uffici e perdite di tempo inutili.

Questo ha consentito di acquisire i dati in modo diretto, eliminando attività precedentemente necessarie per la compilazione ridondanti e ripetitive, riducendo così anche gli errori da continue trascrizioni manuali.