Il Comune di Fagnano Olona ha digitalizzato la gestione di impianti sportivi, palestre e strutture comunali all’interno di un’unica piattaforma: Strutture Online.

Si tratta di una soluzione che semplifica la gestione, dalla richiesta di utilizzo da parte delle associazioni fino alla rendicontazione automatica, adattandosi completamente al modo di lavorare dell’ufficio.

Di seguito, la testimonianza di Elena Freti, responsabile del progetto:

“Con la nuova piattaforma la gestione delle palestre è diventata molto più semplice e veloce. In passato il lavoro era complicato, pieno di rischi di errore e di perdite di tempo.

Oggi, invece, le associazioni inseriscono direttamente le richieste, possono verificare la disponibilità e noi riusciamo a gestire tutto in modo chiaro e immediato.

“È stato un grande cambiamento che ci ha facilitato tantissimo la vita. Ogni cosa che abbiamo chiesto è stata esaudita.”

“Dove c’era bisogno di una nuova funzione, è stata implementata subito. Ci siamo trovati molto bene e possiamo dire che è una soluzione che consiglieremmo assolutamente.”

– Ufficio Sport, Comune di Fagnano Olona

Punto di partenza

Prima dell’adozione della piattaforma, la gestione delle palestre comunali era completamente manuale.

“Le associazioni sportive compilavano moduli cartacei, inviandoli via mail o consegnandoli in ufficio, e le richieste venivano elaborate manualmente su fogli Excel per costruire i piani settimanali.”

“Per l’utilizzo quotidiano degli spazi si faceva affidamento su un Google Calendar condiviso, con continue modifiche manuali e alto rischio di errori o sovrapposizioni.”

“Anche la rendicontazione finale delle ore era laboriosa: calcoli manuali settimana per settimana, con un enorme dispendio di tempo.”

“Era complicatissimo, rischioso, e ogni modifica richiedeva un enorme lavoro manuale. Dovevamo fare i calcoli settimana per settimana: era veramente un casino, soprattutto per i conteggi a fine stagione.”

Il progetto

Il Comune ha scelto Strutture Online per digitalizzare l’intero processo, dalla raccolta delle richieste all’assegnazione degli spazi fino alla rendicontazione.

La fase iniziale ha previsto:

• Analisi dei listini, degli orari delle strutture e di eventuali maggiorazioni o scontistiche;
• Configurazione della piattaforma con tutte le informazioni e le utenze necessarie;
• Digitalizzazione del modulo cartaceo, con verifica e test da parte del Comune;
• Formazione del personale e consegna dei manuali dedicati alle associazioni.

Durante tutta la fase di configurazione e analisi, la collaborazione tra Comune e team di Comune Facile è stata fondamentale per garantire che la piattaforma rispondesse a tutte le esigenze dell’amministrazione.

“Siamo partiti velocemente, ma il team è stato bravissimo a configurare tutto e a intervenire subito a ogni nostra richiesta. Ora possiamo estrarre prospetti chiari e completi, allegarli alle determine e tenere sempre sotto controllo l’utilizzo delle palestre.”

Adozione interna e da parte delle associazioni

La transizione al digitale ha portato benefici anche alle associazioni sportive, che ora hanno maggiore autonomia e trasparenza.

Se inizialmente c’è stata qualche resistenza, presto la piattaforma è stata accolta positivamente.

“All’inizio c’era un po’ di rigidità, com’è normale con le novità, ma poi le associazioni hanno capito subito come fare. Ora possono vedere da sole se una palestra è libera ed evitare sovrapposizioni o richieste incomplete.”

Anche gli altri uffici comunali hanno potuto beneficiare di un sistema più semplice e immediato.

“Per i colleghi che devono solo visualizzare, come i lavori pubblici o chi gestisce le pulizie, è ancora più facile: basta cliccare sul link e vedere la situazione in tempo reale.”

I risultati

Oggi il Comune di Fagnano Olona gestisce le proprie palestre in maniera automatizzata ed efficiente.

Il tempo dedicato alle attività amministrative si è ridotto drasticamente, eliminando la necessità di fogli Excel e calendari separati, e le associazioni possono interagire direttamente con il sistema, evitando disguidi e semplificando il lavoro dell’ufficio.

Grazie alla piattaforma, la gestione delle strutture comunali è diventata più chiara, ordinata e trasparente, riducendo significativamente i rischi di errore e le perdite di tempo.

“La vita ci è stata davvero facilitata: ora è tutto più immediato e non dobbiamo più rincorrere modifiche via mail o fare calcoli manuali infiniti.”