Nel Comune di Brescia tutto il processo di gestione delle cedole librarie è diventato digitale attraverso la piattaforma Cedole Librarie Online.

Di seguito la testimonianza di Giulia Quaresmini, Funzionario amministrativo:

“Con una soluzione online i problemi legati all’emissione cartacea della cedola sono stati completamente risolti, inoltre la piattaforma ci consente di intervenire in maniera molto più immediata.”

“Possiamo, ad esempio, verificare esattamente quanti e quali libri sono stati erogati, intervenire sulle dotazioni speciali e controllare in analitico che siano stati rispettati i massimali di spesa imposti dal ministero.”

“Il servizio di assistenza è sempre stato pronto, con persone pazienti e disponibili, che ci hanno aiutato a trovare le soluzioni più funzionali e adatte alle nostre esigenze.”

“La nostra assessora, inoltre, ci ha riportato una ricezione positiva del sistema online, tanto da parte della cittadinanza quanto degli esercenti, rispetto al servizio di erogazione delle cedole.”

Il punto di partenza

Il Comune di Brescia gestisce ogni anno un numero rilevante di cedole librarie per gli studenti delle scuole primarie, con circa 8.000 beneficiari.

Fino a pochi anni fa, come in molti enti locali, il processo era gestito attraverso cedole cartacee. Questa modalità comportava un notevole impegno organizzativo per gli uffici comunali e presentava diversi limiti operativi.

“Fino a qualche anno fa, come in molti comuni italiani, le cedole venivano gestite in forma cartacea. Questo comportava un grande dispendio di risorse, sia dal punto di vista del procedimento di stampa e compilazione, sia dell’impatto ambientale.”

La gestione richiedeva un lavoro preparatorio anticipato e risultava particolarmente complessa in presenza di modifiche in corso d’opera, relative al sistemico spostamento degli studenti da un istituto all’altro, in particolare nei primi mesi dell’anno scolastico.

“Questo lavoro doveva essere preparato con molto anticipo; tuttavia, da settembre in poi, possono verificarsi tante situazioni in cui i bambini cambiano istituto: pertanto la cedola originariamente preparata finiva per non corrispondere più all’effettivo stato delle cose.”

Anche le verifiche e le correzioni richiedevano tempi lunghi e un notevole impegno del personale.

“Tutte le modifiche erano più difficoltose da processare e questo si rifletteva sulla quantità del personale addetto e del relativo impegno orario; si doveva dedicare molto più tempo a gestire con le scuole tutte queste variazioni.”

Inoltre, la fase di controllo e liquidazione delle cedole risultava meno precisa.

“Con la cedola cartacea c’era tutto il problema della verifica della validazione. Spesso non era possibile farlo su base nominale, ma si doveva contare sui numeri, spesso parziali, o sui riscontri delle scuole.”

L’evoluzione del servizio

L’introduzione della piattaforma, in breve, ha migliorato la gestione operativa del servizio e semplificato il lavoro degli uffici. Oggi il Comune può gestire con maggiore facilità anche le situazioni particolari o le modifiche successive all’emissione delle cedole.

“Abbiamo la possibilità di apportare anche più correzioni sulla stessa cedola e di gestire con più facilità i casi residuali.”

Il sistema si è dimostrato intuitivo anche per gli operatori esterni, come librerie e cartolerie.

“Le cartolerie e i librai si sono adattati con molta facilità; penso che anche per loro sia una comodità avere un gestionale che consente di rivedere lo storico in maniera analitica e di verificare in tempo reale lo stato dei rimborsi.”

Anche nuovi operatori riescono ad utilizzare il sistema senza particolari difficoltà.

“Il sistema è molto chiaro e rodato per tutti. Anche nuovi operatori sono riusciti a creare il loro profilo e accedere senza doverci chiedere particolari indicazioni.”

Il team di Comune Facile

Un elemento particolarmente apprezzato dal Comune di Brescia riguarda il supporto fornito dal team di Comune Facile, sia nella fase di avvio del progetto sia durante l’utilizzo della piattaforma.

L’amministrazione sottolinea l’importanza della disponibilità e della capacità di supportare l’ente anche nelle situazioni più complesse.

“Il servizio di assistenza è sempre stato pronto, con persone pazienti e disponibili che ci hanno aiutato a trovare le soluzioni più funzionali rispetto al caso concreto.”

La piattaforma viene inoltre aggiornata e migliorata nel tempo.

“Abbiamo apprezzato molto il fatto che la piattaforma sia in continua evoluzione e che ogni anno vengano introdotte migliorie.”

Un episodio in particolare evidenzia l’attenzione al supporto operativo.

“Ricordiamo come, in un momento di forte necessità, gli operatori di Comune Facile abbiano provveduto all’inserimento dei dati da noi raccolti nella settimana di Ferragosto, in modo da permettere che tutte le cedole fossero perfettamente in ordine per l’inizio di settembre.”

I risultati

L’adozione della piattaforma Cedole Librarie Online ha portato benefici concreti in termini di efficienza amministrativa e qualità del servizio.La gestione digitale consente oggi un controllo più preciso dei dati e una riduzione degli errori operativi.

“È una soluzione che ci consente di rispettare i criteri di economicità e di corretta erogazione del servizio.”

Anche la percezione del servizio da parte dei cittadini è migliorata sensibilmente.

“La nostra assessora ha segnalato che questo è stato un anno in cui non sono arrivate praticamente lamentele rispetto al servizio di erogazione delle cedole.”

Per un servizio che coinvolge migliaia di famiglie ogni anno, questo rappresenta un indicatore significativo dell’efficacia del progetto e della qualità del servizio offerto.