Il Comune di Settimo Torinese centralizza semplificando la gestione degli spazi comunali con Strutture Online

Il punto di partenza

Nel 2024 il Comune di Settimo Torinese ha iniziato a gestire direttamente gli spazi comunali, fino ad allora affidate a un concessionario esterno. Per gli uffici è stato un cambiamento importante: organizzare le richieste, assegnare gli spazi, gestire i calendari, le modifiche e i pagamenti di oltre venti associazioni sportive distribuite su tredici strutture.

Per affrontare questa nuova responsabilità serviva un modo di lavorare diverso, capace di ridurre le attività manuali e semplificare il lavoro quotidiano degli operatori.

Il primo anno, però, tutto è stato gestito con gli strumenti tradizionali: domande cartacee, PEC, email e numerosi file Excel. Le associazioni inviavano le richieste agli uffici comunali, che le inserivano manualmente nei calendari, verificavano eventuali sovrapposizioni, gestivano le modifiche durante l’anno e preparavano i conteggi per i pagamenti.

Come racconta il responsabile del servizio:

“Il primo anno ci è caduta addosso improvvisamente questa gestione ed è stato molto complesso. Abbiamo iniziato a cercare un prodotto che ci potesse dare una mano.”

Ogni variazione richiedeva un nuovo aggiornamento: cambi di orario, cancellazioni e richieste aggiuntive aumentavano il lavoro degli operatori e il rischio di errori.

“Excel permette di fare tante cose, ma basta un niente per sbagliare e magari non te ne rendi conto.”

Anche per le associazioni il processo non era immediato. Per verificare la disponibilità di una palestra o chiedere una modifica era sempre necessario contattare il Comune.

“Le associazioni non avevano un’altra strada. Se volevano sapere se prima o dopo di loro c’era qualcuno oppure cercare un’altra palestra, dovevano passare per forza da noi.”

Franco Beltrame, Responsabile dell’Ufficio Sport, SPL e Patrimonio

Il progetto: Strutture Online

Per affrontare questa nuova sfida il Comune di Settimo Torinese ha scelto Strutture Online, la piattaforma di Comune Facile dedicata alla gestione degli spazi comunali. L’obiettivo era semplificare un processo che fino a quel momento richiedeva continui passaggi manuali, centralizzando tutte le attività in un unico ambiente digitale.

Oggi le associazioni possono presentare le proprie richieste online accedendo con SPID/CIE, mentre gli uffici gestiscono da un’unica piattaforma l’intero iter: dalla raccolta delle domande all’assegnazione degli spazi, dalla gestione del calendario alle conferme, fino alle modifiche, alle cancellazioni e alla rendicontazione.

Uno dei cambiamenti più importanti riguarda proprio la gestione delle variazioni durante l’anno. Se un’associazione ha la necessità di modificare una prenotazione, aggiungere un utilizzo o annullarlo, non deve più inviare email o telefonare agli uffici. La richiesta viene inoltrata direttamente dalla piattaforma e il Comune la riceve già organizzata, con una panoramica completa delle modifiche richieste, delle eventuali sovrapposizioni con altre prenotazioni e dell’impatto sul calendario.

A questo punto gli operatori devono semplicemente verificare la richiesta e decidere con un clic se approvarla o meno. Una volta confermata, è la piattaforma ad aggiornare automaticamente il calendario, la disponibilità degli spazi e la rendicontazione dell’associazione, applicando i tariffari definiti dal Comune, comprese eventuali agevolazioni, esenzioni o maggiorazioni. L’associazione può così visualizzare in tempo reale l’importo aggiornato relativo all’utilizzo degli spazi, senza dover attendere nuovi conteggi da parte degli uffici.

Il progetto coinvolge oggi circa 25 associazioni sportive e la gestione di 13 spazi comunali, compresa la sala consiliare. I primi benefici sono stati evidenti fin dalle fasi iniziali del progetto.

“Sicuramente abbiamo meno attività da fare in fase di inserimento delle richieste. Devo essere sincero: ci ha aiutato e ci ha facilitato consentendoci di concentraci su altri aspetti gestionali”

Franco Beltrame, Responsabile dell’Ufficio Sport, SPL e Patrimonio

Un progetto costruito insieme

Ogni Comune ha le sue particolarità e modalità di gestione, per questo il progetto è stato sviluppato partendo da un’analisi approfondita delle esigenze del Comune, configurando la piattaforma sulla base del processo già adottato dagli uffici.

Il team di Comune Facile ha seguito il Comune durante tutte le fasi del progetto: dalla configurazione iniziale della piattaforma alla formazione degli operatori comunali, fino agli incontri dedicati alle associazioni sportive per accompagnarle nell’utilizzo del nuovo sistema.

Durante le prime settimane di utilizzo sono emersi anche alcuni suggerimenti di miglioramento. Un aspetto che il Comune considera del tutto naturale quando si introduce una nuova modalità di lavoro.

Come spiega il responsabile del servizio:

“Per me è un percorso che ha funzionato. Utilizzando l’applicativo ci siamo accorti di alcuni aspetti che possono essere migliorati, ma è normale. Man mano che lo utilizzi scopri cose che possono essere fatte ancora meglio.”

Anche la formazione rivolta alle associazioni ha dato risultati positivi.

“Pensavo andasse peggio essendo la prima volta. Invece alcune associazioni ci hanno detto che era molto più semplice di quanto si aspettassero e sono riuscite a fare tutto.”

Franco Beltrame, Responsabile dell’Ufficio Sport, SPL e Patrimonio

Il confronto tra il Comune e il team di Comune Facile continua ancora oggi, con l’obiettivo di raccogliere nuovi spunti e far evolvere la piattaforma sulla base dell’esperienza concreta degli operatori.

I primi risultati

Il progetto è ancora al suo primo anno di utilizzo, ma i primi benefici sono già evidenti.

Le richieste vengono inserite direttamente dalle associazioni, riducendo il lavoro manuale degli uffici. La gestione delle prenotazioni è più ordinata e tutte le informazioni sono raccolte in un unico ambiente, senza dover aggiornare continuamente file Excel, email e documenti cartacei.

Anche le associazioni stanno acquisendo maggiore autonomia. L’obiettivo del Comune è permettere loro di consultare direttamente disponibilità e calendario degli spazi, limitando telefonate ed email e rendendo più veloce la gestione durante tutto l’anno.

Il risultato più importante, però, riguarda il tempo impiegato nella gestione.

“Uno degli obiettivi era risparmiare tempo, e ridurre gli errori. Abbiamo già iniziato a risparmiare tempo e mi auguro che questo beneficio cresca ancora, soprattutto nella gestione e nella rendicontazione.” Franco Beltrame, Responsabile dell’Ufficio Sport, SPL e Patrimonio

Per il Comune questo rappresenta l’inizio di un percorso.

“Fino adesso la mia valutazione complessiva è positiva. Mi piacerebbe risentirci tra qualche mese, perché sono convinto che sarà nell’utilizzo quotidiano che vedremo ancora meglio tutti i benefici della piattaforma.”

Franco Beltrame, Responsabile dell’Ufficio Sport, SPL e Patrimonio

Una collaborazione che continua nel tempo

Per Comune Facile, l’attivazione della piattaforma rappresenta l’inizio di un percorso condiviso con il Comune.

L’esperienza del Comune di Settimo Torinese conferma quanto il confronto continuo sia fondamentale. L’utilizzo quotidiano della piattaforma permette di far emergere nuove esigenze, raccogliere suggerimenti e individuare opportunità di miglioramento che spesso possono essere comprese solo da chi gestisce il servizio ogni giorno.

Come racconta il responsabile del servizio:

“Man mano che utilizzi l’applicativo scopri cose che possono essere fatte ancora meglio. Ci siamo annotati una serie di osservazioni e le condivideremo come suggerimenti.”

Franco Beltrame, Responsabile dell’Ufficio Sport, SPL e Patrimonio

Da questo confronto continuo nasce il modo di lavorare di Comune Facile. Le soluzioni evolvono partendo dalle esigenze concrete degli Enti che direttamente le utilizzano. Ogni suggerimento, ogni nuova necessità e ogni esperienza raccolta sul campo diventano un’occasione per rendere le soluzioni più semplici e complete al lavoro quotidiano degli uffici.